STRUKTUR ORGANISASI DAN ANATOMI
ORGANISASI
Struktur Organisasi adalah suatu
susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu
organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk
mencapai tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan
kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan
aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus
menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa.
A. Desain Organisasi
Desain
organisasi menekankan pada sisi manajemen dari teori organisasi dengan
mempertimbangkan konstruksi dan mengubah struktur organisasi untuk mencapai
tujuan organisasi.
Desain organisasi didefinisikan atau
dinyatakan sebagai proses pembuatan keputusan yang dilakukan oleh manajer untuk
memilih struktur organisasi yang sesuai dengan strategi untuk organisasi dan
lingkungan tempat anggota organisasi melaksanakan strategi tersebut.
Desain organisasi menuntut manajer
untuk melihat secara bersamaan ke dalam organisasi dan ke luar organisasi. Ada
empat bagian untuk membangun desain organisasi, yaitu pembagian kerja,
departementalisasi, hirarki dan koordinasi. Dalam pengembangan desain organisasi
ada dua hal yang penting; pertama perubahan stratgei dan lingkungan berlangsung
dengan berlalunya waktu, desain organisasi merupakan proses yang berkelanjutan.
Kedua, perubahan dalam struktur termasuk mencoba dan kemungkinan berbuat salah
dalam rangka mensyusun desain organisasi. Manajer hendaknya memandang desain
organisasi sebagai pemecahan masalah dan mengikuti tujuan organisasi dengan
gaya situasional atau kontingensi,yaitu struktur yang ada didesain untuk
menyesuaikan keadaan organisasi atau sub unitnya yang unik.
B. Pembagian Kerja
Berikut ini ada beberapa dasar yang
dapat dijadikan pedoman untuk mengadakan pembagian kerja. Pedoman-pedoman
tersebut adalah:
1. Pembagian kerja atas dasar
wilayah atau teritorial, misalnya wilayah timur, barat atau wilayah kecamatan,
kabupaten dan lain sebagainya.
2. Pembagian kerja atas dasar
jenis benda yang diproduksi, misalnya pada komponen suatu kendaraan, bagian
pemasangan jok mobil, pemasangan rem mobil dan lainnya.
3. Pembagian kerja atas dasar
langganan yang dilayani, misalnya adalah langganan secara individual atau
kelompok, pemerintahan atau non pemerintahan dan sebagainya.
4. Pembagian kerja atas dasar
fungsi (rangkaian) kerja, misalnya bagian produksi, bagian gudang, bagian
pengiriman dan lainnya.
5. Pembagian kerja atas dasar
waktu, misalnya shif kerja pagi, siang dan malam.
Dari hal tersebut diatas maka akan
tergambar atau terlihat pembagian kerja di dalam suatu organisasi, yakni:
· Jumlah unit
organisasi yang ada akan disesuaikan dengan kebutuhan dari organisasi tersebut.
· Suatu unit
organisasi ini harus mempunyai fungsi bulat dan berkaitan dengan yang lainnya.
· Pembentukan
unit baru hanya dilaksanakan bilamana unit yang ada sudah tidak tepat lagi
untuk menampung kegiatan yang baru baik dari beban kerja maupun hubungan kerja.
· Secara garis
besar akan berpengaruh pada aktifitas dan sifat dari organisasi tersebut.
C.
Departementalisasi
Pegawai atau karyawan dalam suatu
perusahaan terhubung dalam suatu kesatuan struktur yang menyatu dengan tujuan
agar pekerjaan yang ada dapat terselesaikan dengan lebih baik dibandingkan
tanpa adanya pembagian bagian tugas kerja.
Pembagian departemen atau unit pada
struktur organisasi dapat dibagi menjadi 3 (tiga) macam :
Departementalisasi Menurut Fungsi
ada pembagian ini orang yang memiliki fungsi
yang terikat dikelompokkan menjadi satu. Umum terjadi pada organisasi kecil
dengan sumber daya terbatas dengan produksi lini produk yang tidak banyak.
Biasanya dibagi dalam bagian keuangan, pemasaran, umum, produksi, dan lain
sebagainya.
2. Departementalisasi Menurut Produk / Pasar
Pada jenis departementalisasi ini orang-orang atau sumber daya yang ada dibagi
ke dalam departementalisasi menurut fungsi serta dibagi
juga ke dalam tiap-tiap
lini produk, wilayah geografis, menurut jenis konsumen, dan
lain sebagainya.
3. Departementalisasi Organisasi Matrix / Matriks
Bentuk organisasi matriks marupakan gabungan dari departementalisasi
menurut
fungsional dan departementalisasi menurut proyek. Seorang
pegawai dapat
memiliki dua posisi baik secara fungsi maupun proyek sehingga
otomatis akan
memiliki dua atasan / komando ganda. Proyek biasanya
diadakan secara tidak
menentu dan sifatnya tidak tetap.
D. Rentang Kendali , Rentang Komando
Rentang kendali berarti jumlah
bawahan yang dapat diatur manajer secara efektif dan efisien.
Yang menentukan banyaknya tingkatan
dan manajer yang harus dimiliki oleh organisasi. Bila semua hal sama, makin
luas atau besar rentang itu, makin efisien organisasi tersebut.
Rentang yang lebih lebar memiliki
keunggulan lebih efisien dalam hal biaya. Tetapi pada pihak lain rentang yang
lebih lebar akan mengurangi keefektifan. Artinya bila rentang itu menjadi
terlalu besar, kinerja karyawan akan menjadi korban karena pimpinan tidak lagi
mempunyai cukup waktu untuk memberikan kepemimpinan dan dukungan yang
diperlukan kepada karyawan/anggota organisasi tersebut.
Adapun keuntungan dari rentang yang
kecil, dengan menyelenggarakan kendali dari lima atau enam anggota/karyawan,
pimpinan dapat menyelengarakan pengendalian yang ketat. Namun rentang yang
kecil mempunyai tiga kekurangan utama. Pertama, rentang ini mahal karena
menambah tingkat-tingkat manajemen. Kedua, rentang ini membuat komunikasi
vertikal dalam organisasi menjadi rumit. Tingkat-tingkat hirarki tambahan
memperlambat pengambilan keputusan dan cenderung mengucilkan manajemen atas.
Ketiga, rentang kendali yang kecil mendorong pengwasan ketat yang berlebihan
dan tidak mendorong otonomi karyawan/anggota organisasi tersebut.
Rantai komando merupakan garis
wewenang yang tidak terputus yang terentang dari puncak organisasi ke eselon
terbawah dan memperjelas siapa melapor ke siapa. Jadi rantai inilah yang
mempermudah karyawan/anggota organisasi karena jadi mengerti kemana
anggota/karyawan tersebut jika menemukan masalah, dan kepada siapa pula
anggota/karyawan tersebut bertanggung jawab.
Ada dua konsep komplementer yang
harus dibahas sebelum membahas lebih jauh tentang rantai komando, yaitu :
Yang pertama Wewenang, mengacu pada
hak-hak yang inheren dalam posisi manajerial untuk memberi perintah dan
mengharapkan perintah tersebut dipatuhi. Untuk mempermudah koordinasi, posisi
manajerial diberi tempat dalam rantai komando, dan tiap manajer diberi derajat
wewenang agar mampu memenuhi tanggung jawabnya.
E. Pelimpahan Wewenang
Pelimpahan wewenang adalah proses
pengalihan tugas kepada orang lain yang sah atau terlegitimasi (menurut
mekanisme tertentu dalam organisasi) dalam melakukan berbagai aktifitas yang
ditujukan untuk pencapaian tujuan organisasi yang jika tidak dilimpahkan akan
menghambat proses pencapaian tujuan tersebut
Manfaat Pelimpahan Wewenang
1. pelimpahan wewenang memungkinkan
sub-bagian atau bawahan mempelajari sesuatu yang baru dan memperoleh kesempatan
untuk melakukan sesuatu yang baru tersebut
2. bahwa pelimpahan wewenang
mendorong tercapainya keputusan yang lebih baik dalam berbagai hal
3. penyelesaian pekerjaan akan dapat
dilakukan dengan lebih cepat sekiranya pelimpahan wewenang tersebut berjalan
sebagaimana mestinya dan diberikan kepada orang yang bertanggung jawab
F. Dimensi Struktur
Dimensi struktur organisasi dibagi
menjadi 3, yaitu :
1.Kompleksitas
Kompleksitas, mempertimbangkan
tingkat diferensiasi yang ada dalam organisasi termasuk di dalamnya tingkat
spesialisasi atau tingkat pembagian kerja, jumlah tingkatan di dalam hirarki
organisasi serta tingkat sejauh mana unit-unit organisasi tersebar secara
geografis.
2.Formalisasi
yaitu sejauhmana organisasi
menyandarkan dirinya pada peraturan dan prosedur untuk mengatur perilaku dari
para pegawainya.
3.Sentralisasi
tingkat di mana pengambilan
keputusan dikonsentrasikan pada suatu titik tunggal di dalam organisasi
Hambatan sentralisasi :
1.Hanya memperhatikan
struktur formal.
2.Memperhatikan kebebasan
dalam pengambilan keputusan.
3.Konsentrasi pada seseorang,
unit atau tingkat.
4.Kontrol dari top manajemen, tetapi
keputusan tetap terletak pada anggota tingkat rendah.